【セミナーレポート】業務効率化成功の秘訣はアセスメント！
事務センター工数60%削減！AI-OCR×RPA成功事例で紐解く

コロナ禍の影響で非接触・非対面での業務ニーズや、働き方改革に対する企業取組みを背景として、業務効率化推進のニーズは高まっています。請求書や注文書、申込書など紙帳票の処理を含むバックオフィス業務全体を効率化するためのデジタルシフトに取り組む企業様が多いのではないでしょうか。

そんな紙帳票にまつわる企業様のお悩みを解決する手段として、KDDIエボルバでは、AI inside が提供する国内シェアNo.1のAI-OCRソリューション「DX Suite」とRPAを組合せた「AI-OCR ×RPA」を提供し、多くの企業様の業務フロー改善・自動化による効率化に貢献しています。

4月21日に開催したオンラインセミナー「事務センター工数60%削減！AI-OCR×RPA活用事例紹介」では、AI-OCR ×RPAを導入し、業務効率化・デジタルシフトを成功に導いた事例から、重要なポイントである業務プロセス自動化アセスメント、運用現場の工夫などを発表しました。

AI-OCR ×RPA導入効果を最大化するための業務プロセス自動化アセスメント
KDDIエボルバ　コンサルティング部　デジタルソリューション推進1グループ　犬塚　雅

業務効率化を目的とするデジタルシフトは、導入の目的や現状の業務プロセスの把握・再設計が不十分な状態では、期待される成果にはつながりません。本セミナーではAI-OCR ×RPAの導入効果を最大化し、業務効率化を成功させるために重要な業務プロセス自動化アセスメントを解説しました。

●「本当に実現したいこと」を明確化することからはじめる
⇒効率化・自動化をすることが目的ではなく、効率化・自動化した先で何を実現したいのかを明確にすることで次のステップでやるべきことが整理できる

●業務プロセスのアセスメント・再設計を行うことで導入効果を最大化することができる
⇒業務ルールや自動化領域が曖昧な状態で導入すると、部分的な効率化・自動化となる
導入前にアセスメントを実施することで、確実に効果を最大化することができる

AI-OCR ×RPAを適切に導入することで、これまで人の手で処理していた紙帳票の仕分けやデータの登録、入力内容のチェックといった工程が自動化され、紙帳票の処理を効率化することが可能となります。

バックオフィス業務の工数削減を実現した業務効率化の事例とAI-OCR活用ポイント
高い識字率と画像補正機能に特長を持つ「DX Suite」を最大活用したAI-OCR×RPAは、導入時で適切なアセスメントを行い、各種設定や帳票を最適化することで、業務効率化に大きな効果を発揮します。KDDIエボルバが手掛けたアセスメントとAI-OCR×RPAの事例を基に具体的なプロセスと要点を紹介しました。

●事例1：電力関連事業会社様
Point① 1か月間のトライアルを実施
さまざまな種類の帳票検証を、導入前に完了させることで、スムーズな導入を実現

Point② 帳票の記入範囲、内容に適した読み取り範囲・条件の設定
(設定の一例)チェックボックス外への記入も読み取ることができるように、読み取り範囲を拡大
⇒20分/1件⇒7分/1件へ作業時間短縮(65%工数削減)

●事例2：KDDIエボルバ（入社・退社関連業務）
Point①　AI-OCRの書類仕分け機能を活用
さまざまな種類の帳票をまとめてアップロードする際に、種別に仕分けして自動的に取り込む書類を抽出する
自動化の実現とヒューマンエラーをゼロ化

Point②　登録先のシステムの入力形式に合わせ、既存帳票を改訂
(改訂の一例)住所の入力項目について、帳票(1行)と登録先システム(3行)の差分を、システム側に合わせて帳票を改訂
⇒95時間/月⇒33時間/月へ作業時間短縮(65%工数削減)

セミナー終了後のアンケートでは、視聴企業様より、具体的なAI-OCR×RPA導入検討や相談のご要望、帳票改訂を希望する声が複数あがりました。今回のセミナーでは、RPAだけでは自動化できない非定型帳票業務を「業務プロセス自動化アセスメント」と「AI-OCR」を組合せて業務効率化する事例をご紹介しましたが、さらにKDDIエボルバのBPOを活用いただくことにより自社人財リソースのコア業務集中やコスト最適化を推進することが可能です。本セミナーで紹介した成功事例は、業種業界を問わずあらゆる企業様で役立つものです。デジタルシフトによる業務効率化に課題をお持ちの企業様は、ぜひご相談ください。

「業務プロセス自動化アセスメント」は、お客様企業の業務効率化・コスト最適化の実現に向けて業務プロセスの可視化から自動化検討・業務設計までサポートします。

●業務の効率化・自動化に向けた業務プロセスの可視化・分析

●可視化した業務プロセスの内、単純・定型業務など自動化か可能な業務プロセスを抽出

●RPAやAI-OCRを活用した業務設計・構築、研修までを実施

KDDIエボルバは、BPOベンダーとしての実績・ノウハウを基に、コンタクトセンター/バックオフィスセンターにおける業務効率化・コスト最適化に向けたアセスメント・コンサルティングサービス、AI-OCR×RPAの技術を組合せたサービスを提供しています。定型業務の一部を自動化するだけでなく、業務プロセス全体を最適化し、お客様企業に働き方改革の推進に寄与するサービスとして、多くの企業様に提供しております。